Ви шукаєте простий, але простий спосіб спільної роботи та обміну завданнями зі своєю командою? Додаток Microsoft Planner допомагає робити саме це та багато іншого.

З моменту свого введення додаток Microsoft Planner допомагає різним командам у всьому світі, допомагаючи їм створювати нові плани, організовувати та призначати різні завдання, обмінюватися документами, обговорювати через чат над тим, над чим зараз працює кожна людина, та отримувати оновлення щодо виконання кожного завдання.

Простіше кажучи, додаток пропонує наочний спосіб організації роботи в команді та бути в курсі прогресу для виконання різних завдань.

Додаток розроблено для Office 365, але він доступний лише користувачам з Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium та підписки на освіту.

Це означає, що він не доступний для підписання уряду або для особистого користування.

Деякі завдання, які ви можете виконати за допомогою програми Microsoft Planner, включають:

• Співпраця зі своєю командою
• Приєднайте файли, фотографії, документи або посилання
• Додайте контрольні списки до завдань
• Додайте коментарі до завдань
• Позначте завдання з мітками
• Встановити та оновити хід виконання завдань
• Встановити або додати зображення попереднього перегляду для завдань
• Перегляньте хід своїх планів
• Переглянути всі завдання та плани
• Отримуйте електронні листи про завдання та плани
• Видаліть завдання чи плани
• Відстежуйте прогрес з будь-якого місця та на будь-якому пристрої

Як створити план у додатку Microsoft Planner

Microsoft Planner дозволяє створювати план, організовувати та формувати свою команду, призначати завдання та отримувати оновлення прогресу.

Користувачі, які не знайомі з Microsoft Planner, можуть розпочати роботу, відвідавши task.office.com, створити плани у веб-додатку, а потім переглядати та оновлювати свої плани на мобільному пристрої. Існуючі користувачі можуть отримати Планувальник через Інтернет або мобільні платформи.

Щоб розпочати роботу, виконайте наступні прості дії нижче:

1. Увійти
2. Створіть план
3. Додайте завдання
4. Встановіть дату для свого завдання
5. Класифікуйте свої завдання
6. Додайте людей із вашої команди
7. Призначення завдань різним членам команди
8. Слідкуйте за прогресом

Крок 1: Увійдіть

Як уже згадувалося раніше, Microsoft Planner доступний лише для підписки на роботу або в школу, тому для входу вам потрібні облікові дані для входу на ваш робочий або шкільний обліковий запис.

Важливо зауважити, що для використання програми вам не потрібно встановлювати програмне забезпечення на вашому ПК чи іншому пристрої. Ви просто підключитесь до нього через веб-браузер.

Після входу ви зможете зробити наступне:

• Перейдіть на сайт своєї роботи чи школи, який планує
• Переглядайте, редагуйте та створюйте плани
• Перегляд, редагування та створення завдань
• Чат з членами команди
• Слідкуйте за ходом виконання планів і завдань

Ось як увійти в Microsoft Planner:

1. Відкрити веб-браузер
2. На адресному рядку введіть http://office.com/signin або
3. Натисніть кнопку Enter на клавіатурі
4. Виберіть обліковий запис, у який ви хочете ввійти
5. Введіть свою електронну адресу та пароль для вибраного облікового запису
6. Увійти

Примітка. Якщо ви вже ввійшли або маєте середовище Office 365 для свого робочого місця, ви можете підключитися безпосередньо до Microsoft Planner за допомогою програми запуску програм.

Виконайте наступні дії, щоб виконати це:

1. Виберіть у вікні браузера запуску програми
2. Виберіть плитку "Планувальник" на домашній сторінці або області додатків
3. Підключіться до планувальника

Створення облікового запису в Microsoft Planner

Щоб увійти, ваш робочий або шкільний заклад повинен підписатись на відповідний план Office 365, тоді ваш адміністратор надасть вам рахунок.

Якщо ви не можете ввійти в систему, незважаючи на це, зверніться до своєї служби чи довідкової служби школи.

Крок 2: Створіть план

Після входу в Microsoft Planner ви можете перейти на сайт і, таким чином, зможете побачити плани, доступні для кожної з ваших груп Office 365.

Існує два різні типи планів: державний та приватний.

Громадські плани є видимими для всіх у вашій роботі чи шкільній організації, тобто вони з’являються, коли хтось із організації шукає план, тоді як приватні плани видно конкретним людям, доданим до плану.

Примітка. Якщо ваш план є публічним або приватним, ваша група Office 365 також стає публічною або приватною.

Щоб створити план, виконайте наступні дії:

1. Виберіть план, перейшовши до Улюблених планів або Усі плани (ви також можете розпочати новий план, вибравши Новий план
2. Якщо ви вибрали Новий план, дайте назву плану

   

3. Виберіть, хто може бачити ваш план
4. Виберіть Опції, щоб:

• Додати опис
• Вирішіть, чи автоматично підписувати нових членів на сповіщення

1. Створіть план

Примітка: створення нового плану також створює нову групу Office 365. Це полегшує співпрацю як у Microsoft Planner, так і в інших додатках, таких як Outlook та OneDrive.

Після створення плану наступним кроком є ​​додавання завдань.

Крок 3: Додайте завдання, встановіть дати та класифікуйте

Таким чином, ви успішно ввійшли, створили план, і тепер ви хочете додати завдання до свого плану.

Додавання завдань - це просто розбиття того, що потрібно зробити і ким.

Ось як додати завдання до свого плану:

1. У полі "Робити" введіть назву завдання
2. Виберіть Додати завдання (ви можете додати кілька завдань, ввівши назву завдання, потім натисніть клавішу Enter, і продовжуйте вводити, щоб додати більше. Якщо ви не можете побачити поле "Робити", натисніть знак "плюс", щоб показати поле, а потім додайте завдання

Ви можете додати більше деталей до своїх завдань і визначити появу на Дошці.

Microsoft Planner дозволяє виконувати такі завдання із створеними завданнями:

• Встановіть попереднє зображення для кожного завдання. Для цього до завдання додайте файл, фотографію або посилання або додайте контрольний список.

Перша фотографія, файл або посилання, яку ви додаєте, стає попереднім переглядом. Якщо ви хочете використовувати інше вкладення в якості попереднього перегляду або використовувати замість опису, виберіть завдання, а потім виберіть Показати на картці. Щоб видалити попередній перегляд, зніміть прапорець Показувати на картці.

• Додайте дату початку та термін виконання. Для цього виберіть завдання, а потім додайте дату початку та термін платежу.

Дати можна також додавати, коли ви створюєте нове завдання, вибравши Встановити дату.

Якщо ви побачите дату червоного кольору, це означає, що завдання прострочено, навіть якщо воно ще триває.

• Позначте завдання з мітками. Мітки допомагають швидко визначити риси, які поділяються різними завданнями, такими як розташування, час та вимоги до завдання.

Щоб додати мітки до завдань, перейдіть до Ради, виберіть завдання, виберіть кольорові поля праворуч, а потім виберіть прапор, який ви будете використовувати, та назвіть його.

Крок 4: Додайте людей до своєї команди

Щоб додати людей до своєї команди, виконайте наступні дії:

• Перейдіть до Планувальника
• Виберіть членів
• Введіть ім’я учасника, якого ви хочете додати

Примітка: наразі ви можете додавати лише людей у ​​вашій організації. Однак є розробка, яка дає змогу користувачам додавати людей за межами своїх організацій. Ви можете переглянути більше функцій, які зараз розробляються в Дорожній карті Office 365.

Після додавання людей ви можете призначити їм завдання.

Якщо вам потрібно видалити когось зі списку або більше не потрібен хтось із вашого плану, виконайте наступні дії:

1. Виберіть стрілку поруч із членами плану
2. Наведіть на особу, яку ви хочете видалити
3. Виберіть три крапки
4. Виберіть Видалити

Крок 5: Слідкуйте за прогресом

• Встановлення та оновлення ходу завдання. Додаток Microsoft Planner класифікує завдання на не розпочаті, незавершені та завершені.

Ви можете оновити прогрес, вибравши завдання, після чого скористайтеся спадним меню «Прогрес». Ви можете скористатися контрольним списком, щоб відслідковувати хід виконання завдань. Однак якщо ви шукаєте більш широкий план або переглядаєте загальний хід виконання завдань, подання діаграм забезпечить це вам. Після того, як ви закінчите завдання, позначте його як закінчене, вказуючи на нього та вибравши галочку.

Примітка. Ви можете переглянути виконані завдання, прокручуючи список завдань і виберіть Показати виконане.

Після того, як ваші завдання встановлені, ви можете їх організувати у відра і додати ті, з якими ви будете співпрацювати, працюючи.

Як отримати сповіщення електронною поштою про завдання

Іноді ви хочете відслідковувати свої завдання в дорозі, а це стає можливим через повідомлення електронною поштою в додатку Microsoft Planner.

Повідомлення електронною поштою активуються, коли ви створюєте план, коли вас додають як учасника наявного плану, якщо інший учасник коментує завдання, яке ви прокоментували, якщо власник плану вмикає сповіщення про діяльність із завданнями або якщо ви підписалися на план.

Власники плану також можуть надсилати сповіщення через додаток на канал каналу кожного разу, коли завдання призначено або позначено як виконане.

Повідомлення зазвичай вимкнено за замовчуванням, тому для їх отримання потрібно увімкнути їх.

Щоб отримувати сповіщення електронною поштою, ось що потрібно зробити:

• Виберіть три крапки праворуч від плану
• Виберіть Редагувати план

  

• Виберіть Надіслати сповіщення про призначення завдання та виконання завдання на канал розмови плану
• Поставте прапорець, щоб увімкнути сповіщення (щоб вимкнути сповіщення, зніміть цей же прапорець).

Щоб підписатись на план, виберіть три крапки праворуч від плану, а потім виберіть Дотримуватися плану у папці "Вхідні". Зробіть те ж саме, щоб скасувати передплату, але виберіть Зупинити наступний план у папці "Вхідні".

Плюси і мінуси програми Microsoft Planner

Плюси

• Організовуйте командну роботу та робіть більше
• Простий у використанні, оскільки ви можете запустити його одним клацанням миші
• Організуйте роботу візуально
• Наочність та прозорість
• Безшовна співпраця з вашою командою
• Повідомлення електронною поштою про завдання та плани
• Працюйте на всіх своїх пристроях
• Наявні канали для надсилання відгуків у разі виникнення неполадок із програмою

Мінуси

• Не доступно для особистого використання або для державних цілей
• Додаток не повністю розроблений, як інші програми для спільної роботи в команді, такі як Asana, оскільки деякі функції ще знаходяться на стадії розробки

Завантажте програму Planner з магазину Microsoft Office.

Поділіться з нами своїм досвідом використання програми Microsoft Planner у розділі коментарів нижче.