У сучасному конкурентоспроможному світі бізнесу всі організації стикаються з новими проблемами щодо стабільної продуктивності праці та створення найбільш відданої робочої сили. Отримання цільової продукції в будь-якій організації залежить здебільшого від узгодженості рівня продуктивності працівників.

У сучасних умовах ведення бізнесу жодна організація не може працювати на найвищому рівні продуктивності, якщо кожен з її працівників не прагне покращити організаційний рівень продуктивності. Це означає, що працівники сприятимуть зростанню бізнесу.

Але, на жаль, деякі власники бізнесу, як правило, не в змозі контролювати щоденну продуктивність своїх працівників, а результатом є той факт, що їх робота буде шкодити зростанню бізнесу, і ця річ не зможе виявити та контролювати.

Така річ знищила б можливість бізнесу досягти своїх цілей. Але завдяки технології та програмним інструментам для моніторингу продуктивності працівників організаціям не доведеться чекати занадто тривалих програм оцінки роботи працівників, щоб знати, як вони працюють на роботі.

Основні причини використання програмного забезпечення для моніторингу працівників

Електронні листи є основним джерелом порушень даних для компаній, оскільки працівники мають обмінюватися інформацією за допомогою ділової кореспонденції, тому важливо захищати та відслідковувати дані, коли вам потрібно дотримуватися законів HIPAA, запитів GRAMA та правил FINRA.

На ринку є кілька простих рішень для спостереження за електронною поштою, які допоможуть вам відстежувати електронні листи співробітників, щоб переконатися, що критичні дані не передаються навмисно чи ненавмисно. Програми моніторингу працівників включають можливості моніторингу електронної пошти та більше інструментів для моніторингу інших видів діяльності працівників, виконуючи свою роботу.

Інший центральний аспект програмного забезпечення для моніторингу співробітників - це можливість перевірити їх діяльність під час використання обладнання компанії, наприклад, її ноутбуків та настільних ПК. Такі рішення дозволять вам побачити, до яких веб-сайтів звертаються ваші працівники, хто є співробітниками, які зазвичай завантажують файли та коли вони підключають або видаляють USB-накопичувачі.

Ці інструменти також зможуть вас попередити при пошуку конкретних ключових слів, які потребують занепокоєння у вашої компанії, включаючи пошук роботи, пошук порнографії або пошук, пов’язаний з конкурентними контактами.

Найкращі інструменти для моніторингу робочого місця запропонують вам адміністративний контроль, який дозволить вам заблокувати такі види діяльності, а також обмежити доступ до невідповідних чи незахищених веб-сайтів. Ви можете успішно використовувати інструменти для моніторингу роботи вашого працівника для з'ясування того, що працівник працює в ці дні.

Що слід взяти до уваги юридично та технічно?

Моніторинг електронних листів працівників може здатися порушенням конфіденційності працівників, але Верховний суд США у 2010 році вирішив, що організаціям та компаніям законно слідкувати за діями працівників під час роботи та під час використання бізнесу 'обладнання. Сюди входять пейджери, ноутбуки, USB-накопичувачі та мобільні пристрої. Програми для моніторингу ключових журналів та збору паролів можна використовувати, навіть якщо навколо предмета їх використання є певні етичні суперечки.

Важливо пам’ятати, що федеральний уряд не встановлює обмежень щодо моніторингу інтернету працівників. З іншого боку, є деякі окремі держави, які ставлять захист на перше місце.

Наразі все більше держав вимагають від працівників повідомляти своїх працівників у випадку, якщо їх компанія контролює онлайн-активність працівників, і це включає натискання клавіш та електронні листи. Такі сповіщення можуть бути розкриті в посібнику працівника або як нагадування електронною поштою.

Стійкий режим проти прозорого режиму

Коли роботодавці використовують такі інструменти моніторингу, вони можуть обрати варіант використання влучного або прозорого режиму.

Стелс-режим також відомий як безшумний режим, і це означає, що працівники не бачать факту, що за ними стежать. Якісні інструменти моніторингу працюватимуть невидимими та не поміченими працівниками.

Прозорий режим спостереження дозволить вашим працівникам бачити програму спостереження у своїх системах. Таке програмне забезпечення вимагає встановлення на кожному окремому комп'ютері, включаючи адміністративний портал. Це буде не так просто, як режим схованості, оскільки адміністраторам доведеться перевіряти кожен звіт з кожної системи, щоб побачити, як працюють.

Як працюють засоби моніторингу?

Інструменти відстеження працівників повинні бути встановлені в декількох системах, включаючи центральну станцію, якщо роботодавці хочуть, щоб користувачі не помітили їх. Для того, щоб цей тип інструментів працював належним чином, спершу потрібно вимкнути брандмауер, і він буде ввімкнутий після завершення процесу встановлення.

З іншого боку, практично неможливо, щоб програма працювала без додаткових патчів та програмування, щоб програмне забезпечення для моніторингу ПК працювало навколо програми. Це проколоть дірку в системі безпеки, і це зробить мережу вразливою до всіляких шкідливих програм, вірусів, шпигунських програм тощо.

Будьте обережні з вірусами в масках

Вам слід пам’ятати про те, що існує багато інструментів спостереження за працівниками, які насправді маскуються під віруси, і, хоча вони можуть надавати вам можливості блокування журналів і захоплення паролів, вони також збиратимуть дані за лаштунками і продаватимуть їх, щоб порушити безпека організації Більшість інструментів для моніторингу активності співробітників можуть обійтися між брандмауером, але все ж можливо, що деякі загрози проходять непомітно.

Розгортання програмного забезпечення: хмарна та локальна

Ще один важливий аспект, який слід врахувати, - це спосіб реалізації програми. Місцевий варіант - це найпоширеніший варіант, і більшість інструментів пропонують його. Це дозволить вам розмістити програму та дані, які вона збирає на власному сервері. Це рішення вимагає трохи більше ІТ-знань, і налаштування може зайняти більше часу. З іншого боку, хмарними рішеннями простіше керувати, і їх можна налаштувати швидше, ніж локальне розгортання.

Рішення, що відповідають вашим потребам

Батьківське програмне забезпечення та програмне забезпечення для моніторингу - це два рішення, які відстежують використання персонального комп'ютера. Вони встановлені та використовуються на одному комп’ютері, і вони не становлять таких самих загроз, як інструменти спостереження електронної пошти, наприклад, що ми вже говорили, що працюють навколо брандмауерів.

Програмне забезпечення для моніторингу та батьківське програмне забезпечення мають додаткові параметри, розроблені для запобігання кібератакам, а також інструменти для моніторингу дітей та подружжя під час виходу в Інтернет.

Є багато підприємств, які також шукають програмне забезпечення для електронної пошти та додатки, які відстежують вихідні та вхідні повідомлення для шпигунських програм, вірусів та троянів.

Існує також програмне забезпечення для шифрування електронної пошти, яке може захищати особисті дані та критичну інформацію при передачі стороннім одержувачам. Такі інструменти гарантують, що до конфіденційних даних можна отримати доступ та використовувати лише ті люди, яким справді потрібна інформація, а також зберігати її максимально безпечно.

Ось найкращі п’ять варіантів для моніторингу діяльності працівників:

Терамінд

Teramind пропонує програмне забезпечення, яке впорядковує процес збору поведінки користувачів на персональних комп'ютерах з метою виявлення підозрілої активності, моніторингу ефективності та результативності, виявлення можливих загроз та забезпечення відповідності галузі. Місія Teramind полягає у зниженні інцидентів із безпекою, надаючи доступ у реальному часі до діяльності користувачів, пропонуючи попередження, сповіщення, переадресації та блокування користувачів для забезпечення максимальної безпеки та максимальної ефективності бізнесу та організацій.

Програмне забезпечення постачається як в приміщенні, так і в хмарних варіантах розгортання, щоб відповідати вимогам будь-якої організації.

Teramind може успішно визначити, які користувачі найбільш ризиковані для вашого бізнесу, проаналізувавши тенденції їх поведінки. Ви можете перевірити, які саме політики вони порушили, а потім навчити їх, щоб запобігти майбутнім інцидентам.

За допомогою цього інструменту ви також можете писати правила, які реагують на будь-яку спостережувану діяльність користувача, наприклад, блокування надсилання електронного листа або оповіщення під час друку певного документа. Ви також маєте можливість записувати та реєструвати всю активність, і вони відтворюють її як відео та аналізують метадані сеансу.

Для початку роботи з програмним забезпеченням необхідно виконати наступні дії:

• Зареєструйтесь безкоштовно до програмного забезпечення для моніторингу працівників Teramind Basic Cloud.
• Встановіть агенти моніторингу на машини, які ви хочете контролювати, і визначте варіанти повного або часткового робочого часу для контролю.
• Ви повинні налаштувати кожне налаштування оповіщення та моніторингу, щоб адаптувати платформу до ваших потреб.
• Ви можете отримати доступ до всіх функцій з платформи програмного забезпечення для унікальних можливостей моніторингу, які підвищують як безпеку, так і продуктивність.

HipChat

HipChat досить добре працює як додатковий інструмент для платформ у стилі WorkZone. Це інструмент управління часом, який по суті є миттєвим месенджером, створеним для робочих місць. Ви зможете використовувати його для налаштування стійких чатів або спілкування 1 на 1.

Однією з найкорисніших його функцій є повна історія чатів, і тепер співробітникам, які пропустили зустріч на HipChat, більше не доведеться перебивати когось іншого, щоб наздогнати, їм просто доведеться переглянути сеанс та швидко переглядати його.

Це програмне забезпечення для відстеження часу є важливим інструментом для перевірки щоденної роботи працівників, і може виявитись можливим визначити, які стратегії призводять до найбільшої продуктивності.

WorkiQ

WorkiQ - це інструмент, який відстежує поведінку працівників на комп’ютері та надає звіти про їх час, витрачений на непродуктивні та продуктивні програми. Інструментальна панель інструменту дає чіткі візуальні відомості, які дозволять вам підказати, які працівники та активно займаються їх роботою та які постійно відволікаються.

Цей інструмент пропонує вам можливість класифікувати всі види діяльності, відстежувати процеси в усіх додатках та порівнювати, як різні користувачі обробляють подібні одиниці роботи. Інформаційні панелі управління забезпечать наступні переваги:

• Виявлення непродуктивної поведінки на момент виникнення
• Виявлення плям, а також винагородження продуктивної поведінки
• Порівнюючи фактичну продуктивність праці працівників, включаючи суміш та складність роботи з працівниками
• Управління віддаленими працівниками
• Визначення найкращих виконавців, щоб мати можливість повторювати свої процеси протягом часу
• Поліпшення розподілу роботи за допомогою виявлення недостатньо використаних навичок або перевантажених працівників

DeskTime

DeskTime - це простий та безпечний додаток відстеження часу, який дозволяє підвищити ефективність та продуктивність вашої компанії. Використовуючи цей інструмент, ви можете легше відстежувати щоденну активність, лікарняні листки, понаднормову роботу та відпустку працівників. Ви зможете отримати чіткий огляд робочого процесу вашої команди. За допомогою DeskTime ви можете відстежувати програми, URL-адреси, а також час в режимі офлайн, а також ви можете отримати доступ до детальних даних про те, як ваші працівники використовують додатки та веб-сайти та що вони роблять, коли вони не в мережі.

Інструмент пропонує ваші автоматичні скріншоти та відстежуючі показники активності, які дозволять стежити за витраченим часом на окремі проекти. DeskTime надає поглиблені відомості та звіти для виставлення рахунків, і ви можете використовувати їх, щоб легко налаштувати, завантажувати та також надсилати CSV-звіти, щоб дати вашим клієнтам найточнішу інформацію щодо кількості роботи та часу, витрачених на всі проекти, розроблені бізнесом..

Ви можете здійснювати нагляд за місцевими та віддаленими командами як з мобільного, так і з робочого столу, і таким чином ви зможете заощадити час, переглядаючи звіти про ефективність вашого бізнесу під час руху. Команда підтримки інструменту доступна за допомогою чату, голосової пошти та електронної пошти. Команда від DeskTime дотримується галузевих стандартів безпеки для захисту особистої інформації, яка їм надається.

Асана

Асана - це інструмент, який пропонує завдання, проекти, інформаційні панелі та бесіди, щоб дозволити командам рухати роботу ефективніше від початку до кінця. Ви можете використовувати його, щоб побачити хід будь-якого проекту, не запланувавши збори статусу або не надсилаючи електронні листи. За допомогою цього інструменту ви зможете користуватися спеціальними полями для відстеження всього, що для вас має велике значення, чи це помилки, кандидати на роботу чи потенційні клієнти.

Ви можете організувати свої завдання в спільні списки або дошки для всіх ваших зустрічей, програм та ініціатив. Розділи та стовпці дозволять настроїти Асану, щоб вона відповідала вашим робочим процесам та додала структуру всім вашим проектам.

Ви зможете розбити роботу завдання на менші частини або розділити роботу на кілька проектів, і коли одне завдання стане великим і важливим ініціативом, ви зможете швидко перетворити його на проект.

Поведінка працівників непередбачувана, і за допомогою цих чудових інструментів ви зможете підвищити їх ефективність на роботі та загальну продуктивність вашого бізнесу. Перегляньте їх усі та виберіть улюблений, відповідно до ваших потреб. Ми гарантуємо високу якість всіх інструментів, про які ми говорили вище для моніторингу активності ваших працівників на роботі.